Bestuurszaken
Als bestuur van een patiënten- of cliëntenorganisatie ben je verplicht om het een en ander goed vast te leggen. Praktische zaken, zoals afspraken over je zittingstermijn als bestuur, over AVG en privacy, je klachtenregeling en vrijwilligersvergoeding. Zonder dergelijke afspraken wordt de kans op bijvoorbeeld datalekken of boetes groter. Een situatie die je graag wil voorkomen. INVOLV zet een aantal belangrijke aandachtspunten voor je op een rij.
Aandachtspunten
Deze wet geldt voor verenigingen en stichtingen, dus ook voor patiënten- en cliëntenorganisaties. De wet gaat over goed bestuur en duidelijk toezicht. Het doel is dat organisaties zorgvuldig, transparant en verantwoord werken.
De AVG staat voor 'Algemene Verordening Gegevensbescherming'. Het is een privacywet uit de Europese Unie. Deze wet beschermt persoonsgegevens; dat zijn gegevens die iets over een persoon zeggen.
De privacywet geldt voor alle organisaties die persoonsgegevens verwerken, ook patiënten- en cliëntenorganisaties. We raden aan om de website van de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) te raadplegen voor details en up-to-date informatie.
Een klachtenregeling beschrijft hoe iemand een klacht kan indienen en hoe de organisatie die klacht behandelt. Zo weet iedereen waar hij of zij aan toe is en wordt een klacht zorgvuldig afgehandeld.
Met een duidelijke klachtenregeling laat je zien dat je de klachten serieus neemt en bereid bent om te leren en te verbeteren.
Een VOG is een 'Verklaring Omtrent het Gedrag'. Het is een officieel document van de overheid. Met een VOG laat een vrijwilliger zien dat zijn of haar gedrag in het verleden geen bezwaar vormt voor een bepaalde taak of functie.
Voor vrijwilligerswerk is een VOG meestal niet wettelijk verplicht. Toch is het in veel situaties verstandig om er één aan te vragen. Vooral als vrijwilligers werken met kwetsbare mensen, zoals patiënten, kinderen, ouderen of mensen met een beperking.
Een vrijwilligersvergoeding is een kleine financiële vergoeding voor vrijwilligers. Het is geen salaris. De vergoeding is bedoeld als tegemoetkoming voor hun inzet en voor kosten die zij maken voor hun vrijwilligerswerk.
Vrijwilligers maken soms kosten, zoals reiskosten, parkeerkosten, telefoonkosten of kleine uitgaven voor activiteiten. Een vergoeding kan helpen om deze kosten te compenseren.
Met een goede inrichting van je ICT kun je veilig en professioneel samenwerken. Ook als medewerkers of vrijwilligers vanuit huis werken.
Als non-profitorganisatie kun je vaak gratis of met korting gebruikmaken van software en online diensten. Denk aan programma’s van Google, Microsoft, Zoom en Adobe.
Wat als je organisatie moet stoppen?
Het kan helaas voorkomen dat een patiënten- of cliëntenorganisatie moet worden opgeheven. Omdat er onvoldoende leden zijn, omdat er geen nieuw bestuur kan worden gevonden, of omdat er een subsidie stopt. Ook in zo’n situatie zijn er een aantal zaken die je niet wil vergeten te regelen.
De ervaring leert dat de checklist per organisatie in zo’n situatie behoorlijk kan verschillen. Daarom nodigen we je uit om persoonlijk contact te zoeken met onze adviseurs om je vragen te bespreken. Die vragen kunnen variëren van ‘wat doen we met onze overgebleven middelen’ tot ‘is het realistisch om elders financiering te gaan zoeken?’. Voor specifieke vragen over fondsenwerving of subsidie, nodigen we je uit om alvast onderstaande pagina te bekijken.
Ook interessant
Verder lezen?
INVOLV ondersteunt besturen van patiënten- en cliëntenorganisaties op verschillende manieren. Lees meer op onderstaande pagina's.