ICT en online samenwerken
Met een goede inrichting van je ICT kun je veilig en professioneel samenwerken. Ook als medewerkers of vrijwilligers vanuit huis werken. Als non-profitorganisatie kun je vaak gratis of met korting gebruikmaken van software en online diensten. Dat kan interessant zijn voor patiënten- en cliëntenorganisaties.
Check of je korting kan krijgen
Als non-profitorganisatie kun je vaak gratis of met korting gebruikmaken van software en online diensten. Denk aan programma’s van Google, Microsoft, Zoom en Adobe.
Via TechSoup kun je zien welke ICT-producten en licenties beschikbaar zijn voor non-profitorganisaties. Daar vind je een overzicht van mogelijkheden en voorwaarden.
Online vergaderen en samenwerken
Voor online werken en vergaderen kun je als non-profitorganisatie vaak gratis gebruikmaken van Microsoft Teams.
Met Teams kun je:
- online vergaderen;
- samen documenten bewerken;
- chatten met collega’s of vrijwilligers;
- veilig bestanden delen.
Je hebt via Teams vanaf elke werkplek toegang tot je bestanden. Dat is handig als je met meerdere mensen op afstand werkt. Op de website van Microsoft vind je speciale oplossingen en ondersteuning voor non-profitorganisaties. Je kunt daar ook een Engelstalig e-book aanvragen met uitleg en praktische tips over het gebruik van Teams.
Aandachtspunten voor veilig online werken
- Werk met zakelijke accounts, niet met privé-e-mailadressen;
- Gebruik sterke wachtwoorden;
- Zet waar mogelijk tweestapsverificatie aan.
- Geef alleen toegang tot mappen die iemand nodig heeft;
- Verwijder toegang als iemand stopt als vrijwilliger;
- Deel geen gevoelige informatie via privé-apps.
- Maak vaste mappen voor documenten;
- Spreek af waar bestanden worden opgeslagen;
- Werk met versienummers of gedeelde documenten.
- Sla leden- of patiëntgegevens veilig op;
- Deel geen persoonsgegevens via onbeveiligde e-mail;
- Controleer wie toegang heeft tot vertrouwelijke informatie.
Kijk voor actuele informatie over dit onderwerp en handige checklists ook op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens (AP).
- Gebruik vaste vergaderlinks;
- Deel links niet openbaar;
- Controleer wie aanwezig is bij vertrouwelijke gesprekken.
- Zet ICT-afspraken in een kort protocol;
- Bespreek veilig werken met nieuwe vrijwilligers;
- Evalueer regelmatig of alles nog goed geregeld is.
Verder lezen?
Wat moet je als bestuur van een patiënten- of cliëntenorganisatie zoal regelen? Lees het op de pagina 'Bestuurszaken'. Of lees verder op de website van TechSoup.
