Training op maat - Vergaderen, communicatie en besluitvorming
Een vitale patiëntenorganisatie is een organisatie die wendbaar, veerkrachtig en impactvol is in haar missie om de stem van patiënten te versterken. Vitaliteit betekent hier niet alleen financieel gezond zijn, maar ook beschikken over betrokken en deskundige bestuurders, een sterke achterban en een toekomstgerichte strategie. Bestuursvergaderingen zijn vaak de plek waar dit vorm krijgt. INVOLV biedt bestuurders van patiëntenorganisaties een maatwerktraject aan om deze vergaderingen efficiënt en effectief te organiseren en te laten verlopen.
Aanbod
Het traject Vergaderen, communicatie en besluitvorming omvat een advies- en coachtraject van ongeveer zes maanden. De volgende doelstellingen staan centraal.
Vergaderen
- Vergaderingen doelgerichter en efficiënter maken
- Goede agendaplanning en tijdsbewaking organiseren
- Gelijke inbreng van teamleden bevorderen
- Duidelijke rollen en verantwoordelijkheden tijdens vergaderingen vastleggen
- Vergadercultuur verbeteren (voorbereid, actief, concreet)
- Monitoren van voortgang, knelpunten signaleren en bijsturen waar nodig
Communicatie
- Verbeteren van onderlinge communicatie (duidelijk, open en respectvol)
- Actief luisteren en feedback geven
- Bewustwording van non-verbale communicatie
- Omgaan met meningsverschillen en conflicten
- Informeren en acties uitzetten naar andere betrokkenen (binnen en buiten de organisatie)
Besluitvorming
- Inzicht krijgen in hoe beslissingen worden genomen
- Transparantere besluitvormingsprocessen opzetten
- Verschillende besluitvormingsstijlen toepassen (consensus, meerderheid, consent, etc.)
- Betrokkenheid van het hele bestuur bij beslissingen vergroten
- Duidelijke opvolging en vastlegging van besluiten
- Bewaken van het nakomen van afspraken
De kern van het aanbod is dat het leren wordt gefaciliteerd door het spiegelen en bespreekbaar maken van teamdynamiek en patronen. Daarnaast worden basisprincipes van effectief vergaderen toegelicht en in de praktijk geoefend.
Doelgroep
Het betreft een in-companytraject (speciaal op maat gemaakt voor jouw patiëntenorganisatie) en is bestemd voor het voltallige bestuur van een patiëntenorganisatie. Indien het bestuur regulier overleg voert met een bureau(directeur) of coördinator, maakt hij of zij eveneens deel uit van de training. Een bestuur kan voor het traject kiezen omdat vergaderingen te lang duren of te weinig opleveren, omdat het ontbreekt aan structuur, duidelijke rollen of goede voorbereidingen.
Een andere aanleiding kan zijn dat discussies te lang blijven hangen, besluiten uitgesteld worden of niet uitgevoerd of omdat sommige leden meer voor het zeggen hebben dan anderen. Het helpt om misverstanden te verminderen en openheid te versterken. Een bestuur dat groeit of verandert van samenstelling, kan de training benutten om een grondige (door)start te maken en heldere afstemming te realiseren voor nieuwe taken en ambities.
Programma
Het traject wordt op maat gemaakt en wordt opgebouwd na een inventarisatie van de teamdoelen met het bestuur. De adviseur/coach sluit zoveel mogelijk aan bij de reguliere structuur en locatie. Om een idee te hebben van de mogelijke onderdelen, volgt hieronder de globale aanpak.
- Eenmalige inventarisatie van teamdoelen van bestuur | één uur, online mogelijk
- Een workshop effectief vergaderen| twee uur, bij voorkeur fysiek
- Drie maal aansluiten bij regulier bestuursoverleg | 30 tot 60 minuten, online mogelijk
- Follow-up-sessie om resultaten in het bestuur te borgen | periodiek, bij voorkeur fysiek
- Optioneel: coaching en advies van voorzitter
Bekijk en/of download hier de PDF met de trainingsdetails.
Open PDF (in nieuw tabblad)