Vrijwilligersvergoeding voor patiënten- en cliënten vertegenwoordigers

Een vrijwilligersvergoeding is een kleine financiële vergoeding voor vrijwilligers. Het is geen salaris; vrijwilligers zijn geen werknemers. De vergoeding is bedoeld als tegemoetkoming voor hun inzet en voor kosten die zij maken voor hun vrijwilligerswerk.

Vrijwilligers zetten zich vanuit betrokkenheid of persoonlijke motivatie in, zonder dat zij daarvoor loon ontvangen. Je wilt dan ook niet dat het vrijwilligerswerk hen geld kost.

Vrijwilligers maken soms kosten, zoals reiskosten, parkeerkosten, telefoonkosten of kleine uitgaven voor activiteiten. Een vergoeding kan helpen om deze kosten te compenseren.

Daarnaast kan een vrijwilligersvergoeding:

• laten zien dat je de inzet waardeert;
• deelname mogelijk maken voor mensen met een kleiner budget;
• financiële drempels verlagen;
• bijdragen aan gelijke kansen.

Een vrijwilligersvergoeding is geen salaris en geen beloning voor prestaties. Het is een manier om vrijwilligerswerk toegankelijk, eerlijk en haalbaar te houden.

Je mag een vrijwilligersvergoeding geven als iemand echt vrijwilliger is. Dat betekent:

• de vrijwilliger is niet bij in dienst bij de organisatie;
• de organisatie maakt geen winst met deze activiteiten;
• de vergoeding is geen loon of salaris.

De vergoeding moet binnen de regels en bedragen van de Belastingdienst (opent in nieuw tabblad) blijven. Blijf je onder die grenzen, dan hoeft er geen belasting te worden betaald.

Er zijn drie manieren om vrijwilligers een vergoeding te geven.

• Vergoeding van werkelijk gemaakte kosten.
  Denk aan reiskosten, parkeerkosten, telefoonkosten, materiaalkosten, kosten voor een activiteit. Hier zit geen vast maximum aan, zolang het om echte en redelijke kosten gaat. Spreek vooraf af welke kosten wel en niet worden vergoed, en stel de kilometervergoeding vast. Vraag altijd bonnetjes.
• Een vaste vrijwilligersvergoeding.
  Je spreekt met de vrijwilliger een vast bedrag per maand of per jaar af. Let altijd op de maximale bedragen (in 2026 is de vergoeding maximaal € 220 per maand, en maximaal € 2.200 per jaar). Kijk voor de actuele bedragen op de website van de Belastingdienst (opent in nieuw tabblad).
• Een combinatie van kostenvergoeding en vaste vergoeding.
  Soms krijgt een vrijwilliger een vaste maandelijkse vergoeding, én een vergoeding voor gemaakte kosten met bonnetjes. In dat geval telt de vaste vergoeding mee voor het maximum. De vergoeding van echte kosten telt niet mee, zolang het om werkelijke kosten gaat. Zorg dus dat je goed bijhoudt wat onder vaste vergoeding valt, en wat onder onkostenvergoeding.

Een vacatievergoeding is een vergoeding voor het bijwonen van vergaderingen of bestuurlijke taken. Dit komt vaak voor bij:

• bestuursleden;
• leden van een raad van toezicht;
• commissieleden.

Het is een vergoeding per vergadering of per bijeenkomst. Dit valt onder de vrijwilligersvergoeding met dezelfde voorwaarden als hierboven genoemd.

Leg afspraken vast in het vrijwilligersbeleid. In ieder geval:

• of je een vergoeding geeft;
• welke vorm er gebruikt is;
• welke kosten je wel en niet vergoedt;
• welke bedragen gelden.

Zo weten vrijwilligers waar zij aan toe zijn. Ook voorkom je verschillen tussen vrijwilligers in vergelijkbare situaties. Iedereen wordt dan op dezelfde manier behandeld.

Het is ook verstandig om met een vast declaratieformulier te werken. Zo vult iedereen dezelfde gegevens in en houd je overzicht. Je kan daarop bijvoorbeeld vragen om:

• datum;
• soort kosten;
• bedrag;
• eventueel een bon of bewijs.

Duidelijke afspraken en een vaste werkwijze zorgen voor transparantie, gelijkheid en minder misverstanden.